Чому одні компанії зростають системно, а інші щодня «гасять пожежі»? Причина часто не в команді, не в ринку і навіть не в конкуренції. Найчастіше — неописані або взагалі неструктуровані бізнес-процеси.
Аналіз бізнес-процесів — це спосіб об'єктивно побачити, як саме функціонує компанія на всіх етапах — від першого запиту клієнта до фінального результату. А також допомагає виявити де втрачається час, ресурси чи якість — і що з цим робити.
Що таке бізнес-процес і навіщо його аналізувати?
Бізнес-процес — це послідовність дій, що веде до досягнення конкретного результату: наприклад, оформлення замовлення, закупівля матеріалів, найм працівника чи нарахування зарплати. Усе це — бізнес-процеси.
З часом вони обростають ручними операціями, обхідними сценаріями, дублюванням або взагалі тримаються на «одній людині». Саме тому важливо зафіксувати, як усе працює зараз, — і подивитися на це з боку.
Аналіз бізнес-процесів – не про глобальні зміни, а про ясність.
Мета аналізу — не все змінити, а все побачити. Ми створюємо карту того, як насправді функціонує бізнес.
Такий аналіз часто стає основою для:
- оптимізації процесів,
- слугує рамками для впровадження ERP - системи,
- цифрової трансформації бізнесу (Zapier, UiPath та інші),
- або навіть просто — кращої організації щоденної роботи.
Коли компанії справді потрібен аналіз процесів?
Аналіз бізнес-процесів — це структурований підхід, що дає змогу зрозуміти реальну логіку роботи компанії — з усіма винятками, ручними діями та "сірою зоною".
Він дозволяє ухвалювати рішення на основі фактів, а не припущень.
Ось кілька ситуацій, коли варто ініціювати аналіз:
- Перед автоматизацією чи впровадженням ERP / CRM (щоб не переносити хаос у нову систему);
- Під час активного зростання компанії (старі процеси не витримують нових навантажень);
- При регулярних збоях та відсутності чіткого розуміння, хто несе відповідальність за їх виникнення;
- Коли важко оцінити, хто що робить і скільки часу на це витрачається;
- Коли є інтуїтивне відчуття, що «можна краще»\«можна працювати ефективніше», але немає загальної картини.
Як відбувається процес аналізу?
Процес охоплює п’ять ключових етапів — від першої зустрічі до готового пакету документації. Кожен крок формує результат, що стає основою для наступного, а у фіналі клієнт отримує узгоджене й структуроване бачення роботи своєї компанії.
1. Ініціація та визначення цілей
Цей етап починається зі стартової зустрічі з командою клієнта. Ми з'ясовуємо контекст, ключові виклики, причини звернення та очікування від результату. Разом узгоджуємо пріоритетні напрямки аналізу, глибину опрацювання, формат підсумкових матеріалів і графік.
Результат етапу:
- Чітко окреслені цілі та межі аналізу;
- Узгоджені категорії бізнес-процесів;
- Ролі в командах з обох сторін;
- Попередній план-графік та етапи проєкту.
2. Формування структури процесів
Отримавши загальне уявлення про бізнес клієнта під час зустрічей із заздалегідь сформованою командою з його боку, ми створюємо структурну модель усіх бізнес-процесів.
Модель будується за трирівневою логікою:
- Категорія — основний напрям діяльності або відділ (наприклад, напрям транспортної логістики, відділ продажу);
- Група процесів - це логічно пов'язаний набір дій за певною ознакою (наприклад, обробка першого замовлення);
- Окремий процес — конкретна дія або завдання (наприклад, створити акаунт, погодити ціну).
Результат етапу: реєстр бізнес - процесів.
3. Збір інформації та фіксація процесів
Переходимо до глибинного збору даних. Спілкуємося з ключовими виконавцями, аналізуємо документи, спостерігаємо за реальними сценаріями роботи. Ми описуємо не те, як мало б бути, а як є насправді — з усіма нюансами, винятками й ручними діями.
Для фіксації використовуємо уніфіковані шаблони, зокрема адаптований формат SIPOC. Це дозволяє описати процеси зрозуміло й однаково для всіх учасників проєкту.
Результати етапу: матриця SIPOC, карта відповідальностей.
4. Моделювання процесів (візуалізація)
Наступний етап — побудова схем процесів. Це діаграми, які показують весь процес крок за кроком:
- хто що робить та у якій послідовності,
- як відбуваються погодження процесів,
- де можуть бути альтернативні варіанти.
Ми використовуємо нотацію BPMN 2.0 — міжнародний стандарт, який підходить і для опису, і для подальшої автоматизації.
Результат етапу: набір діаграм, що відображають логіку роботи процесів.
5. Погодження та фіналізація
Завершальний крок — обговорення всіх результатів із клієнтом. Ми презентуємо опис і візуалізації, збираємо зворотний зв’язок, вносимо правки, якщо потрібно. І фіналізуємо пакет документів.
Клієнт отримує повну картину того, як працює його компанія. Не теоретично — а фактично.
Результат етапу: фіналізований і погоджений пакет документів — з реєстром процесів, описами, схемами та відповідальними ролями.
Усе — зручно, узгоджено і готово до використання.
Які інструменти ми використовуємо під час аналізу бізнес-процесів
Щоб результати аналізу були не просто теоретичним звітом, а реальним інструментом для управління та покращення роботи, ми використовуємо перевірені шаблони, формати та нотації. Вони дозволяють чітко структурувати інформацію, легко її прочитати, передати та застосувати — як для керівництва, так і для співробітників.
Щоб краще пояснити наш підхід, нижче наведено основні інструменти, які ми використовуємо в роботі.
Кожен з них подано за такими критеріями:
- Що це?
- Для чого застосовується?
- Як виглядає на практиці?
- На якому етапі використовується?
1. Реєстр бізнес - процесів
Що це?
Це структурований перелік усіх бізнес-процесів компанії. Ми групуємо процеси за функціональними зонами (наприклад, Продажі, Закупівлі, Склад, HR тощо) та уточнюємо, яка група процесів до якої категорії належить.’
Для чого застосовується?
Реєстр дозволяє отримати «карту» всієї діяльності компанії — з переліком того, що реально відбувається. Він виявляє дублювання, неузгодженості, пропущені процеси або ті, що «висять у повітрі» без чіткої відповідальності.
Як виглядає на практиці?
Застосовується на етапі?
Формування реєстру.
2. Таблиця SIPOC
Що це?
Це інструмент, який ми використовуємо для детального опису бізнес-процесів у зрозумілому, структурованому форматі. Він базується на принципах SIPOC, але адаптований під реальні бізнес-завдання — із додатковими колонками, які дозволяють точніше зафіксувати логіку дій і відповідальність.
Для чого застосовується?
Інструмент дозволяє описати процес не загальними словами, а конкретними діями: хто що робить, з якими даними працює, що є результатом, і які інструменти використовуються. Такий формат:
- усуває «плаваючі зони відповідальності»;
- полегшує комунікацію між підрозділами;
- слугує інструкцією для навчання нових працівників;
- дає основу для автоматизації.
Як виглядає на практиці?
Застосовується на етапі?
Збір інформації та фіксація процесів.
3. BPMN 2.0
Що це?
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) — міжнародний стандарт, який дозволяє візуалізувати процеси у вигляді блок-схем із чіткою легендою.
Для чого застосовується?
Дозволяє показати процес «в дії»: хто його виконує, у якій послідовності, де приймаються рішення, які варіанти можливі. Такі схеми легко «читати» керівництву, програмістам і співробітникам, що беруть участь у процесі.
Як виглядає на практиці?
Застосовується на етапі?
Моделювання процесів (візуалізація).
4. Карта відповідальностей
Що це?
Карта відповідальностей — це допоміжний інструмент, який фіксує, хто саме залучений до виконання конкретних процесів, яку роль виконує кожен учасник і на якому етапі він підключається.
Для чого застосовується?
Застосовується для чіткого визначення ролей у процесах: хто за що відповідає, у яких процесах бере участь і які дії виконує кожна роль. Вона допомагає уникнути плутанини, дублювань і спрощує подальше впровадження змін або автоматизації
Як виглядає на практиці?
Застосовується на етапі?
Моделювання процесів (візуалізація).
Висновок
Аналіз та опис бізнес-процесів — це не просто формальна вправа, а можливість чесно оцінити компанію, визначивши, що підтримує розвиток, а що гальмує.
Такий аналіз — це стартова точка для будь-яких змін. Він формує спільне бачення для керівництва й команди, ліквідує «сірі зони», фіксує чітку логіку роботи й відкриває шлях до автоматизації та зростання.
Тож якщо сьогодні ви «гасите пожежі» замість рухати продукт уперед, зробіть паузу, зафіксуйте поточний стан і наведіть лад у процесах. Після цього кожне рішення спиратиметься на факти, а кожна зміна матиме чітку мету, відповідального й вимірюваний результат. Це і є основа стабільного передбачуваного зростання — без зайвих стресів та імпровізацій.
Тому скажімо прямо: замовляйте в нас послугу "аналіз та опис бізнес-процесів" — і дійте впевнено.