Успішне впровадження ERP системи на підприємстві вимагає залучення різних спеціалістів із відповідними ролями та обов'язками. У цій статті ми розглянемо основні ролі в команді впровадження ERP системи, зокрема спонсора проєкту, керівника проєкту та ключових користувачів.
Спонсор проєкту
Спонсор проєкту - це топменеджер або власник бізнесу, в залежності від розміру бізнесу та організаційної структури, який забезпечує стратегічне керівництво, фінансову та ресурсну підтримку проєкту. Від спонсора залежить успіх впровадження ERP системи, оскільки він:
- Забезпечує необхідні фінансові ресурси для реалізації проєкту, включаючи бюджет, інвестиції та інші видатки.
- Відповідає за визначення стратегічних цілей та напрямків проєкту, які повинні бути відповідними до загальної стратегії організації.
- Відповідає за прийняття важливих рішень, які впливають на проєкт, таких як вибір виконавця, розробка контрактів, затвердження бюджету та ресурсів.
- Підтримує керівника проєкту та команду і забезпечує її співпрацю з іншими відділами організації. Він також допомагає розв'язати внутрішні конфлікти та проблеми, які можуть виникнути під час реалізації проєкту.
- Відстежує ключові віхи прогресу проєкту та оцінює досягнення результатів.
Керівник проєкту
Керівник проєкту відіграє ключову роль у процесі впровадження ERP системи. Він відповідає за координацію роботи команди проєкту, планування та контроль за виконанням завдань, а також забезпечує зв'язок між командою проєкту, зацікавленими сторонами (стейкхолдерами) та вищим керівництвом. Ось більш детальний опис основних обов'язків керівника проєкту:
- Розробляє проєктний план, який включає завдання, їх послідовність, необхідні ресурси та терміни виконання. Він також створює графік робіт для всієї команди проєкту, враховуючи вимоги до термінів виконання та доступність ресурсів.
- Забезпечує ефективне використання ресурсів, призначає відповідних фахівців на конкретні завдання та координує роботу команди упродовж всього проєкту. Він також мотивує команду та вирішує конфлікти або проблеми, які можуть виникнути під час реалізації проєкту.
- Відстежує прогрес виконання завдань, контролює якість роботи команди та вносить корективи в проєктний план, якщо це необхідно. Він забезпечує своєчасне виконання завдань та виконання проєкту в межах встановленого бюджету.
- Регулярно інформує стейкхолдерів та вище керівництво про хід впровадження ERP системи. Він готує звіти про прогрес проєкту, проблеми, ризики та можливі затримки. Керівник проєкту також спілкується зі стейкхолдерами, щоб отримати їхній відгук та врахувати їхні потреби та очікування.
Ключовий користувач
Ключові користувачі відіграють важливу роль у процесі впровадження ERP системи на підприємстві. Вони представляють інтереси своїх відділів та функціональних областей і взаємодіють з командою проєкту для забезпечення відповідності системи потребам бізнесу. Нижче, більш детально, описано обов'язки ключових користувачів:
- Відповідають за визначення бізнес-вимог до ERP системи, зокрема вимог до функціональності, інтеграції з іншими системами та даними, а також вимог до процесів управління. Вони забезпечують, що система відповідає реальним потребам підприємства та підтримує стратегічні цілі бізнесу.
- Беруть активну участь у тестуванні ERP системи. Вони перевіряють, чи відповідає система заздалегідь визначеним вимогам, та переконуються, що всі функціональні можливості працюють належним чином. Тестування може включати перевірку індивідуальних модулів, інтеграцію з іншими системами та поведінку системи під час виконання бізнес-процесів.
- Надають відгуки команді проєкту щодо роботи ERP системи. Вони можуть вказувати на проблеми, які виникли під час тестування, а також робити пропозиції щодо поліпшення функціональності або зручності використання системи. Відгуки ключових користувачів допомагають команді проєкту виявити й виправити проблеми перед впровадженням системи на підприємстві.
- Допомагають своїм колегам засвоїти нову систему, надають консультації щодо її використання та розв'язують можливі проблеми, які виникають під час перехідного періоду. Вони стають "посередниками" між командою проєкту та кінцевими користувачами системи.
- Беруть участь у процесі підтримки та розвитку ERP системи, надаючи пропозиції щодо її покращення, доповнення функціональності або адаптації системи до змінюваних бізнес-умов. Вони співпрацюють з командою проєкту та командою підтримки для реалізації своїх пропозицій та внесення змін у систему.
Системний аналітик
Системний аналітик чи власник продукту, зазвичай, є не обов'язковою роллю, його обов'язки можуть бути розподілені між керівником проєкту та ключовими користувачами, але ми радимо нашим клієнтам наймати системного аналітика на початку проєкту впровадження, якщо такого спеціаліста ще немає на підприємстві. Ця роль дає ряд переваг при впровадженні та надалі при підтримці й розвитку ERP системи:
- Системний аналітик, який працює безпосередньо на підприємстві, краще знайомий з його внутрішніми процесами, структурою та вимогами. Це дозволяє аналітику адекватно представляти інтереси компанії та впроваджувати ERP систему, яка відповідає її потребам.
- Системний аналітик виступає як посередник між внутрішніми відділами підприємства та командою впровадження ERP. Він допомагає керівнику проєкту приймати рішення в контексті вимог та функціоналу системи. Також він формує цілісне бачення та узгоджує вимоги між відділами та ключовими користувачами.
- Хоча власний системний аналітик також є витратою для підприємства, він може зменшити витрати на залучення зовнішніх консультантів та експертів після завершення проєкту впровадження. Це стає особливо вигідним у довготривалій перспективі, коли ERP система потребує постійного розвитку та підтримки.
Партнер з впровадження
Партнер з впровадження ERP системи - це зазвичай стороння компанія або команда експертів, які мають досвід впровадження та налаштування ERP систем для різних підприємств. Партнери з впровадження допомагають підприємствам успішно інтегрувати ERP системи, навчають користувачів та надають підтримку після впровадження. Основні обов'язки партнера з впровадження включають:
- Консультації з вибором ERP системи. Партнери з впровадження допомагають підприємствам визначити вимоги до ERP системи, аналізують ринок та рекомендують оптимальні варіанти на основі потреб та можливостей підприємства.
- Планування та впровадження ERP системи. Партнери розробляють детальний план впровадження, включаючи налаштування, кастомізацію та доробку системи, міграцію даних, інтеграцію з іншими системами, а також тестування та запуск ERP системи. Вони співпрацюють з командою замовника, включаючи керівника проєкту та ключових користувачів, щоб забезпечити вдале впровадження системи.
- Навчання користувачів та підтримка. Партнери з впровадження проводять навчання для ключових користувачів та кінцевих користувачів, допомагаючи їм ознайомитись з функціональністю та використанням ERP системи. Вони також надають технічну підтримку після впровадження системи, допомагаючи розв'язувати проблеми та вносити зміни в систему за потреби.