Задачі
- Налаштування локалізації обліку ГО і ТОВ.
- Проєктне й донорське бюджетування (план-факт аналіз).
- Банківські операції, розрахунки з ФОП.
Виклики
- Вимоги міжнародних аудитів до прозорості обліку.
- Специфіка обліку неприбуткової організації.
- Нетипове мультивалютне бюджетування.
Результат
Єдина система для обліку з прозорим контролем бюджетів і витрат.
Запит
Перейти від Excel і окремих записів до єдиної системи обліку грантів, бюджетів і проєктів.
Про клієнта
Philanthropy in Ukraine - громадська організація, яка працює над розвитком сучасної екосистеми філантропії в Україні та посиленням довіри між донорами, неприбутковими організаціями й суспільством.
Організація розвиває платформу верифікації та оцінювання українських НУО, створює освітні програми, проводить дослідження неприбуткового сектору, формує професійні спільноти та відкриває доступ до даних про діяльність громадських організацій.
Місія Philanthropy in Ukraine - модернізувати екосистему філантропії відповідно до міжнародних стандартів, підвищуючи видимість, системність та ефективність роботи неприбуткових організацій.
Запит і виклики
До початку проєкту фінансова інформація зберігалася в Excel та неоцифрованих джерелах. Організації була потрібна єдина система, яка об’єднає бухгалтерський, управлінський і проєктний облік та забезпечить прозорий цикл - від планування бюджетів до звітування перед командою, донорами й іншими стейкхолдерами.
Ключовою вимогою був облік коштів одночасно в кількох розрізах: проєкт, донор і бюджетна лінія. Також потрібно було вести дві юридичні особи з різними моделями діяльності: громадську організацію, яка отримує гранти та субгранти, і новостворене ТОВ, що надає комерційні освітні та інші послуги.
Проєкт мав декілька суттєвих викликів:
- раніше організація не використовувала повноцінної облікової системи;
- необхідно було врахувати особливості обліку неприбуткової організації та розрахунків із великою кількістю ФОП;
- бюджетування і звітування мали працювати як у гривні, так і у валюті донора;
- типова модель бюджету Odoo не дозволяла одночасно використовувати всі необхідні аналітичні виміри;
- система мала забезпечити належне зберігання підтверджувальних документів і прозорість даних для майбутніх міжнародних аудитів.
Рішення
За основу рішення обрали Odoo Enterprise 17, розгорнуту в хмарному середовищі Odoo.sh, разом із українською локалізацією Oblik-ERP (раніше "Облік для України" від Self ERP).
У межах однієї бази налаштували роботу громадської організації та ТОВ: окремі картки компаній, банківські рахунки, журнали, схеми оподаткування й облікові параметри. Контакти систематизували за ролями - донори, партнери, бенефіціари та команда (ФОП).
У системі реалізували основні фінансові та облікові процеси:
- бухгалтерський облік ГО і ТОВ;
- банківські операції та завантаження виписок;
- погодження вихідних платежів;
- нарахування заробітної плати;
- розрахунки з командою (ФОП) та зовнішніми виконавцями;
- облік основних засобів, нематеріальних і малоцінних активів;
- зберігання документів і вкладень у прив’язці до відповідних операцій;
- формування аналітичних і бухгалтерських звітів.
Для погодження витрат використали документи модуля «Купівлі»: відповідальний користувач створює заявку, після чого вона проходить погодження користувачем із розширеними правами. Це дозволило перенести процес із чатів у контрольований системний маршрут.
Odoo та Oblik ERP: технологічна основа
Odoo Enterprise стала платформою, яка об’єднала дані про компанії, контрагентів, банківські операції, бюджети, документи та аналітику.
Рішення Oblik ERP доповнило стандартний функціонал Odoo інструментами, необхідними для ведення обліку за українськими вимогами. У проєкті його використали для бухгалтерських операцій, обліку валюти, заробітної плати, основних і нематеріальних активів, малоцінних предметів та регламентованої звітності.
Поєднання Odoo і локалізації дозволило не створювати окремі системи для управлінського та бухгалтерського обліку. Дані про операцію вносяться один раз і надалі використовуються для бухгалтерських проведень, аналітики, бюджетного контролю та формування звітів.
Ключова особливість: донорське бюджетування
Центральною частиною проєкту стало донорське бюджетування. У системі налаштували аналітики за проєктами, донорами та бюджетними лініями, що дозволило контролювати рух коштів, залишки й план-факт витрат.
Оскільки типовий функціонал Odoo підтримував лише одну аналітику в бюджеті, команда One Service Consulting доопрацювала модель: додала кілька аналітичних вимірів, валюту бюджету та перерахунок за історичним курсом продажу валюти. У результаті організація отримала окремі бюджети за проєктами, загальний річний бюджет і звітність у валюті донора.
Підхід до впровадження
Проєкт реалізували за гнучкою методологією та моделлю Time and Material. У квітні 2026 року зафіксували цілі, сформували реєстр бізнес-процесів і змоделювали ключові сценарії в тестовій базі. Функціональність, якої бракувало в типовому Odoo, винесли в окреме технічне завдання.
У травні налаштували робочу базу, перенесли початкові дані та залишки, створили користувачів і права доступу. У червні провели практичні навчання, після яких команда перейшла до самостійної роботи в системі та подальшого супроводу.
Результат
Philanthropy in Ukraine перейшли від розрізнених Excel-таблиць і приватних записів до єдиної ERP-системи з формалізованими процесами та централізованими даними.
За результатами проєкту:
- налаштовано бухгалтерський облік громадської організації;
- підготовлено окремий обліковий контур для ТОВ від початку його діяльності;
- реалізовано бюджети за проєктами та донорами;
- забезпечено контроль витрат у розрізі бюджетних ліній;
- налаштовано план-фактний аналіз і роботу з валютними бюджетами;
- автоматизовано банківські операції, зарплату та розрахунки з ФОП;
- перенесено початкові дані та залишки;
- створено основу для збереження повного комплекту підтверджувальних документів і прозорого проходження аудиторських перевірок;
- навчено команду роботі в системі та організовано подальший супровід.
Бухгалтер почала працювати в продуктивній базі вже під час навчання, створюючи документи за попередні періоди та перевіряючи пройдені процеси на практиці. Це стало головним підтвердженням того, що система не лише налаштована технічно, а й використовується в щоденній роботі.
Проєкт завершили в межах запланованих термінів і бюджету. Організація отримала єдину основу для бухгалтерського, управлінського та донорського обліку з прозорим контролем бюджетів і витрат.