Задачі
- Систематизація проєктної роботи.
- Облік і погодження витрат.
- Впорядкування HR-процесів.
- Централізація CRM.
Виклики
- Розрізнені таблиці та втрата даних.
- Відсутність єдиної логіки роботи.
- Складність планування проєктів.
- Нетипові процеси.
Результат
Єдина система для проєктів, HR, CRM і витрат із прозорими процесами.
Запит
Об’єднати ключові процеси в єдиній системі та відмовитись від таблиць.
Про клієнта
Українська освітня платформа - благодійна організація, що реалізує соціальні та освітні проєкти по всій Україні.
Команда працює з великою кількістю ініціатив, партнерів і внутрішніх процесів — від проєктного управління до HR і фінансових погоджень. Щоденна робота включає координацію команд, облік витрат, звітність і взаємодію між різними підрозділами.
Виклик
До впровадження Odoo компанія використовувала розрізнені інструменти - переважно таблиці та окремі системи, що ускладнювало управління процесами.
Потрібне було рішення, яке б об’єднало проєктну роботу, HR, CRM і фінансові погодження в єдиному середовищі, забезпечило прозорість даних і зменшило залежність від ручного контролю.
Рішення
Команда One Service Consulting впровадила Odoo Community як єдину систему для управління ключовими процесами організації.
Основні етапи:
-
Налаштування HR-процесів.
Впроваджено модулі для управління співробітниками, рекрутингом, відпустками та оцінкою персоналу. Проведено навчання команди. - Управління проєктами.
Запущено модулі Проєкти, Завдання та таймшити. Додано інструменти для планування і контролю завантаження. - CRM та внутрішні комунікації.
Впорядковано роботу з лідами, налаштовано структуру даних і доступи для різних ролей. - Фінанси та погодження витрат.
Описано процеси закупівель і погодження витрат (BPMN), створено прототипи та налаштовано логіку погоджень у системі. - Оптимізація доступів і логіки роботи.
Переглянуто права доступу та структуру системи відповідно до ролей і процесів.
Підхід до впровадження
Проєкт будувався поетапно: через discovery, демонстрації можливостей системи та навчання команди. Це дозволило не просто впровадити Odoo, а адаптувати її під реальні процеси організації та забезпечити її ефективне використання.
Результат
Завдяки впровадженню Odoo компанія отримала:
- єдину систему для управління проєктами, HR, CRM і витратами;
- впорядковані процеси та зрозумілу логіку роботи команд;
- прозорий контроль витрат і погоджень;
- коректно налаштовані права доступу;
- зменшення ручної роботи та залежності від таблиць.
У результаті організація змогла підвищити прозорість внутрішніх процесів і ефективніше координувати роботу команд у різних напрямках.
Цей кейс показує, що навіть складні внутрішні процеси можна об’єднати в єдину систему без втрати гнучкості.