Вітаємо на форумі SAP

Вітаю. 

Вам не потрібно переписувати шаблони. У системі є спеціальна функція «Заступник для затвердження» (Substitute Authorizer). Вона дозволяє тимчасово делегувати права на конкретний період (наприклад, на час відпустки), після чого автоматично вимикається.

Ось як це налаштувати (це може зробити системний адміністратор або користувач із відповідними правами):

Основний спосіб: Призначення заступника

Крок 1. Відкриття налаштувань

• Перейдіть у головному меню: Адміністрування → Процес затвердження → Заступник для затвердження (Administration → Approval Process → Substitute Authorizer).

Крок 2. Заповнення даних про відпустку

У вікні, що відкрилося, ви побачите таблицю. Заповніть у ній один рядок:

1. У колонці «Автор» (Authorizer) виберіть логін комерційного директора, який пішов у відпустку.

2. У колонці «Заступник» (Substitute) виберіть логін його заступника.

3. У колонках «Дійсно з» та «Дійсно до» (Valid From / Valid To) вкажіть точні дати відпустки.

4. Обов'язково поставте галочку в колонці «Активно» (Active).

5. Натисніть кнопку «Оновити» (Update).

Як це працює:

Протягом вказаного періоду всі нові документи, які мали б іти до директора, будуть дублюватися у вікно повідомлень заступника. Він зможе їх затверджувати, і процес не зупиниться. Щойно настане дата завершення відпустки, система сама припинить надсилати запити заступнику.

Альтернативний спосіб (якщо у вас дуже стара версія SAP)

Якщо ви використовуєте версію системи нижчу за 9.3 (де ще не було функції заступника), адміністратору доведеться внести мінімальну зміну в самі налаштування етапу.

1. Перейдіть у меню: Адміністрування → Процес затвердження → Етапи затвердження (Administration → Approval Process → Approval Stages).

2. Знайдіть етап, на якому знаходиться комерційний директор.

3. У таблиці користувачів цього етапу додайте знизу ще один рядок і виберіть логін заступника.

4. Важливо: Переконайтеся, що поле «Кількість потрібних затверджень» (No. of Approvals Required) дорівнює 1.

5. Натисніть «Оновити».

Завдяки цьому будь-хто з них двох (директор АБО заступник) зможе затвердити документ. Коли директор повернеться, адміністратору просто потрібно буде видалити рядок із заступником з цього етапу.