Вітаємо на форумі SAP

Вітаю! 
Якщо коротко: "Надходження товару" – це документ для складу (він фіксує фізичне прибуття товару), а "Рахунок-фактура" – це документ для бухгалтерії (він фіксує ваш фінансовий борг). Давайте розберимо детальніше:

1. "Надходження товару" (Goods Receipt PO / GRPO)

Цей документ створюється на основі вашого "Замовлення постачальнику" (Purchase Order) в той момент, коли товар фізично прибуває до вас на склад.

• Головна мета: Оприбуткувати товар, збільшити його кількість "На складі" (In Stock).
• Хто створює: Зазвичай комірник або менеджер із закупівель.
• Вплив на фінанси: Цей документ ще не створює борг перед постачальником. Він лише переміщує суму з "Товари в дорозі" на "Склад" (або створює запис на спеціальному проміжному рахунку "Отримані, але не оплачені товари"). Ви ще не винні гроші за фактом приймання.

2. "Рахунок-фактура постачальника" (A/P Invoice)

Цей документ фіксує отримання вами офіційного фінансового документа (рахунку, видаткової накладної) від постачальника. Він є вимогою оплати.

• Головна мета: Зареєструвати ваш борг (кредиторську заборгованість) перед постачальником.
• Хто створює: Зазвичай бухгалтер або фінансовий відділ.
• Вплив на фінанси: Саме цей документ створює борг. Система розуміє, що тепер ви винні постачальнику гроші, і цей рахунок з'явиться у звітах по заборгованості та буде чекати на оплату.

Як працює правильний процес:

У 99% випадків процес має бути двоетапним:

1. Приїхав товар (без рахунку): Ви створюєте "Надходження товару" (GRPO). Товар з'явився у вас на залишках, і ви можете його продавати.
2. Прийшов рахунок (поштою/з водієм): Ви відкриваєте "Рахунок-фактуру постачальника" (A/P Invoice) і копіюєте в нього дані з раніше створеного "Надходження товару".

Підсумок: Використовуйте "Надходження товару", коли товар приїхав на склад, і "Рахунок-фактуру постачальника", коли ви отримали від постачальника документи на оплату.