Вітаємо на форумі SAP

Вітаю!
В SAP Business One є просто ідеальний вбудований інструмент, який вирішує це завдання на 100%. Він називається "Процедури затвердження" (Approval Procedures).

Цей механізм працює рівно так, як ви описали: якщо умова (знижка > 5%) спрацьовує, документ не проводиться. Він зберігається як "чернетка" (Draft), а вам автоматично приходить запит.

Ось покрокова інструкція, як це налаштувати (робиться один раз):

Крок 1. Створення "Етапу затвердження" (Хто приймає рішення)

Спочатку треба пояснити системі, хто саме має право давати дозвіл.

1. Перейдіть у меню: Адміністрування → Процес схвалення→ Етапи схвалення (Administration → Approval Processes → Approval Stages).

2. Дайте йому назву, наприклад, Погодження керівник.

3. У таблиці нижче знайдіть себе (свого користувача) і поставте галочку. Натисніть "Додати".

Крок 2. Створення "Шаблону затвердження" (Коли і для кого це працює)

Тепер налаштовуємо самі правила гри.

1. Перейдіть у меню: Адміністрування → Процедури затвердження → Шаблони затвердження (Administration → Approval Processes → Approval Templates).

2. Дайте шаблону назву, наприклад, Контроль знижки > 5%.

3. Заповніть 4 вкладки по черзі:

   • Вкладка "Ініціатор" (Originator): Поставте галочки навпроти менеджерів, яких ви хочете контролювати.

   • Вкладка "Документи" (Documents): Виберіть документи, де це має працювати (наприклад, поставте галочку на "Замовлення клієнта" та "Поставка").

   • Вкладка "Етапи" (Stages): Виберіть етап Погодження керівник, який ви створили на Кроку 1.

   • Вкладка "Умови" (Terms): Тут відбувається головна магія. Перемкніть крапочку на "Коли застосовується наступне". У таблиці виберіть: Відсоток знижки (Discount %), умова — Більше ніж (Is Greater Than), і в останньому стовпчику впишіть цифру 5.

4. Натисніть "Додати".

5. 

Як це виглядає на практиці для менеджера і для вас:

• Для менеджера: Менеджер створює Замовлення, ставить знижку 7% і радісно тисне "Додати". Але замість проведення документа система зупиняє його і видає вікно: "Документ потребує затвердження". Менеджер може написати вам коментар (наприклад, "Це наш VIP-клієнт, дуже просить знижку"). Документ зберігається як чорновик.

• Для вас (Директора): У вас на екрані миттєво вискакує повідомлення в "Огляді повідомлень/попереджень". Ви бачите запит, можете одним кліком відкрити чернетку документа, подивитися його маржу (ви вже знаєте як!), і натиснути одну з двох кнопок: Затверджено або Відхилено.

Як тільки ви натиснете "Затверджено", менеджер отримає зворотне сповіщення і зможе перетворити цю чернетку на реальне Замовлення клієнта. Повний контроль і жодних втрат прибутку!