Вітаємо на форумі SAP

Вітаю!
Ви праві: створювати 30 однакових рахунків вручну — це неефективно. В SAP Business One для цього є вбудований функціонал, який називається "Періодичні операції" (Recurring Transactions).

Він працює за принципом шаблону: ви один раз описуєте, що і кому продаєте, задаєте графік (наприклад, 1-ше число кожного місяця), а система сама нагадує вам про необхідність створити ці документи.

Як це налаштувати покроково:

Крок 1. Створення шаблону періодичної операції

Перейдіть у меню: Продаж→ Періодичні операції (Financials → Recurring Transactions).

У вікні, що відкриється всі документи які заплановані на сьогодні. Перейдіть до щаблонів, та задайте параметри для виконання шаблону.
Після цього вам віуриється вікно:

1. Код та Опис: Дайте назву шаблону (наприклад, "Оренда_Квітень").

2. Тип документа: Оберіть "Вихідна рахунок-фактура" (A/R Invoice).

3. Періодичність: Виберіть "Щомісяця".

4. Дата виконання: Вкажіть "1-ше число". Також можна задати дату закінчення (наприклад, термін дії договору оренди).

5. Натисніть кнопку "Дані": Відкриється порожній рахунок-фактура. Заповніть його як звичайний документ: виберіть клієнта, послугу ("Оренда") та суму. Натисніть "Додати" у самому вікні рахунку.

6. Після повернення до вікна періодичних операцій натисніть "Додати" вже там.

Крок 2. Як виконувати ці операції

Тепер вам не потрібно пам’ятати про 1-ше число. Коли ви зайдете в систему в цей день:

1. SAP автоматично відкриє вікно "Підтвердження періодичних операцій" (Recurring Transactions Confirmation).

2. Ви побачите список усіх 30 рахунків, які заплановані на сьогодні.

3. Перевірка: Ви можете переглянути кожен документ.

4. Виконання: Виділіть усі потрібні рядки галочками і натисніть кнопку "Виконати" (Execute).

Що відбудеться:

Система миттєво створить усі 30 реальних Рахунків-фактур. Вони отримають свої номери, проведуться по бухгалтерії та змінять баланс клієнтів.

Головні переваги:

• Неможливо забути: Система сама "викине" вікно з нагадуванням, поки ви не проведете ці операції.

• Швидкість: Створення 30 або навіть 300 рахунків займає рівно 10 секунд.

• Точність: Ви виключаєте ризик помилитися в сумі або назві послуги, оскільки використовуєте перевірений шаблон.

Порада: Якщо сума оренди чи підтримки змінилася для всіх клієнтів, ви просто один раз оновлюєте шаблон, і наступного місяця всі рахунки вже будуть із новими цифрами.